内向的な性格でなくとも、電話が苦手は人は多いのではないでしょうか。
本記事では、ビジネスマナーの電話対応以前に電話をかけるのが苦手な方、電話を取るのに苦痛を感じる方のために書きました。
慣れが大事とはよく言われますが、工場勤務等、仕事によっては電話対応の機会がさほどない業務の部署もあるかと思います。
通信機器の発達で仕事の連絡がほぼメールかSNS上のチャットという方も増加傾向ではあるでしょう。
しかし超重要な商談や契約等の対応は電話＋対面になる場合がほとんどなので、電話が不慣れなまま失敗が許されない状況に当たらざるを得ない……
そんな機会は増えているはずです。
電話応対のコツを内向的な人の目線で考えてみました。
内向的な人は電話が苦手。その理由は自分のペースが乱されるから
電話連絡はいつだって突然です。
気持ちよく仕事を進めていて、ゴールが見えた際に着信で予定変更の指示。
納品期日前のバタバタしている状況下での着信は、たとえ嬉しい内容だとしても「頼むからあとにして」という心境でしょう。
当たり前の話ですが、相手はこちらの状況が分かりません。
逆もまた然りであります。
特に内向的な人や、HSPと呼ばれる極端に繊細な人にとっては、こちらから連絡する際にも、ためらってしまうことがあるのではないでしょうか。
場慣れしている人や、社交的な方には取るに足らない連絡も気が重くなる感じることもあるかと思います。
2010年代以降、ミレニアム世代以降のZ世代では特に電話に慣れていない人が多いのではないでしょうか。
スマホが当たり前の時代に皮肉なことですが、電話が苦手を公言している若者は以前よりも増えている印象です。
このような社会情勢にもかかわらず、電話によるコミュニケーションは社会人スキルとして必須な上に、電話対話はクレーム等も含めても対応に慎重を要する案件が多いです。
電話対応を劇的に向上させるコツは電話の要件をテンプレート、マニュアル化させること。それも徹底的に。
電話対応の苦手な人にとって、もっともツライことのひとつは、とっさの対応を余儀なくされることではないでしょうか。
予想外の問い合わせが来たり、思いもよらない人からの連絡に戸惑ったり。
ビジネスの連絡の場合、想定外の対応を迫られることも多々あり、頭を悩ませたことのある人も少なくないかと。
ですので、今まで経験した予想外の連絡も含めた幅広い事態を想定したテンプレート、想定問答集を用意しておくのも良いでしょう。
型といっても、会社によってはすでに電話対応のマニュアルが定まっていることも多いかと思います。
これに加えて、自分なりに言いやすい表現、言い回しなどに細かくカスタマイズした電話応対のテンプレートを常備しておくのも有効な手です。
電話対応は場数がモノを言いますので、苦手な人は失敗しても大丈夫なものから慣れていくのが良いかと思います。
こちらから電話する際の気の重さは勢いでカバー
内向的な性格の人に多く見られるのが引っ込み思案。
電話をかける際に緊張してしまう人も多いのではないかと思います。
別段、重要な連絡でなくても相手が忙しい最中だったら……と思うと気が重い。
相手にとって好ましくない連絡を、時間外に相手の携帯にかける場合なら尚更です。
「怒鳴られたら嫌だなあ…」
余計なことを考えて電話をかけるのをためらってしまう人もいるのではないでしょうか。
美容院に予約の電話テンプレで経験値を稼ぐ
内向的で、いわゆるオタク気質を持っている人にとって美容院が苦手な人は多いのではないでしょうか。
相手の美容師の多くが社交的な人のような印象で、見た目が派手だったり、会話が軽かったり、内向的な気質とは正反対の印象を受ける場合が多いです。
もちろん中にはもの静かな美容師さんもいますけれども、美容院の明るい雰囲気自体が苦手な人も、私を含めて一定数いるはずです。
美容院の電話予約をするのも気が重いという人も意外といるのではないでしょうか。
一般的な感覚だと「えっ そんなこと楽勝じゃないの？」という風に思われる方が大多数だと思います。
当ブログは内向的な方、繊細な方に向けて書いていますので、極端な対策かも知れませんがご了承ください。
トゥルルル…
おそらく、ほとんどの美容院ならば指名した美容師のおおよそのスケジュールを教えてくれるはずです。
人気の美容師で、こちらの時間も限られている場合ですと、予想よりも先のスケジュールを組まされる可能性もありますが、予約ができただけでもOKとしましょう。
もっとも、卒業式前などのイベント前で希望した日時に予約できないと焦りますが、ままならない可能性も含めて早めに手を打つのが得策でしょう。
極端な話だと思われる方も多数おられると思いますが、ごく一部の極端な内向的性格の人にとっては美容院への電話は本当に緊張するのです。
さらにその先に待っている美容師との会話を苦痛に感じる人も
初訪の際に髪の質や悩みなどを伝えるためにカルテを書かされる美容室もありますが、その際に「雑談が苦手」である旨を伝えると良いでしょう。
ガチャ
電話の話から美容院苦手な話に脱線してしまいました。
内向的な人にとっては
慣れるために敷居の高そうなお店に予約を入れてステップアップ
美容院の電話予約に苦痛を感じなくなったら、ゆっくりとハードルを上げていくのも良いでしょう。
宅配ピザや、大手飲食チェーン店の予約などは、それほど緊張しないで済むのではないでしょうか。
しかし格式の高い老舗旅館や料亭ともなりますと、先方の電話の声＝プロのおもてなし対応に気圧されてしまうこともあるでしょう。
内向的で繊細な人が、飲み会の幹事などを任された場合、ストレスで胃が痛くなったりすることも大いにあり得ることだと思います。
対処法は話す内容（日時や参加人数など要点を示した）メモなどを読み上げたり、感情を介さないやりとりを意識するだけでも気分が楽になります。
まとめ
面白いもので、電話連絡は数をこなしていくと格段に緊張しなくなるものです。
たとえ内向的な性格でも、業務などで普段から電話を日常的に使っている場合ですと慣れていくのではないでしょうか。
もちろん電話口でいきなり罵声を浴びせられてトラウマになるケースもあると思います。
内向的な人にとって割と大事な考え方のひとつに「他人の善意には期待しない」という心持ちは有効のように思います。
良い人ばかりの世の中ではありませんから、こちらの「こうあってほしい」なんて考えは、容易く打ち砕かれていくものです。
ましてや電話は顔の見えない相手との対話なので人によっては横柄になったり、余計に感情的になるケースもあるでしょう。
ある程度ドライに対人関係を考えていると、思わぬところで人の善意や優しさに触れてビックリするほど感動したりします。
場数と共に、「こうあってほしいと期待しない」ものの考え方で、電話に対する恐怖心は少しずつ消えていくのではないでしょうか。
何かと生きづらい世の中ですが、この記事が電話連絡が苦手な方にとって少しでも参考になれば幸いです。